A cultura de realização de 1:1 ou reunião one-on-one está cada vez mais forte em pequenas e grandes empresas. Pensando nisso, você sabe aproveitar bem a 1:1 com a sua pessoa liderada?
Esse momento precioso precisa ser realizado com atenção pelas lideranças e, para isso, separamos algumas dicas que serão muito úteis para uma reunião one-on-one excelente.
O que é reunião one-on-one?
A reunião 1:1 (verbalizado, do inglês, como “one-on-one“) é um momento de alinhamento entre liderança e pessoa liderada, seja para dar ou receber feedback, compartilhar preocupações, alinhar expectativas de carreira e outras opções.
Essas reuniões são diferentes das tradicionais de alinhamento do progresso de trabalho, pois tem como objetivo aumentar a sinergia, confiança e relacionamento do trabalho, bem como ajudar no planejamento para crescimento de carreira na empresa.
Reuniões de 1:1s são mesmo importantes?
Sim! As reuniões one-on-one são uma forma da liderança entender melhor as necessidades das pessoas lideradas. Dessa maneira, poderá atuar mais de perto e rapidamente em caso de desalinhamentos.
É interessante que a liderança estabeleça essa conexão desde o primeiro instante que entra no time. Nesse primeiro encontro, é primordial que a liderança se mostre humanizada, fale de si mesma, sua jornada pessoal e profissional, estabelecendo uma conexão de confiança e uma boa primeira impressão como liderança.
Ei, cuidado para não centrar a conversa somente em você e nas suas experiências, o espaço é para troca!
Após sua apresentação, peça para a pessoa liderada se apresentar também, demonstre interesse genuíno e, acredite, isso muda o jogo.
Pelo lado da pessoa liderada, a 1:1 ajuda a mitigar anseios e desconfortos, que no dia a dia de trabalho muitas vezes passam despercebidos ou não recebem a devida atenção. Dessa forma, a reunião one-on-one ajuda o indivíduo a entender melhor em que momento da carreira está e o que deve fazer para continuar progredindo.
No entanto, talvez o principal benefício de uma 1:1 é criar um espaço seguro e de confiança para que as partes possam conversar abertamente.
Sem 1:1s, criar um ambiente de confiança, seguro e transparente se torna muito desafiador, em particular se tratando de equipes distribuídas, em que a proximidade social é pouco exercitada.
Como não existem atalhos para construção de bons relacionamentos, reuniões one-on-one aparecem como uma opção de ferramenta de engajamento.
Aqui, vamos revisitar algumas pesquisas para entender quais são as melhores práticas para condução de 1:1 eficazes, além de algumas dicas que empregamos aqui na Zup.
Com que frequência devo fazer minhas 1:1s?
De acordo com um relatório recente da empresa Hypercontext, dentre as mais de 200 empresas que responderam a pesquisa, 94% das lideranças realizam 1:1 com seus times. Para cerca de 48%, as reuniões acontecem semanalmente.
Já segundo a pesquisa recente feita pela Google, lideranças que realizam 1:1s frequentemente tendem a ter avaliação mais alta do que aquelas que fazem 1:1s com menos frequência.
Ainda de acordo com o estudo da Google, é sugerido ter reuniões que variam entre 30 e 60 minutos, com frequência semanal ou quinzenal.
No entanto, melhores práticas a parte, a cadência deve estar alinhada com as necessidades do time. Por exemplo, 1:1 de uma hora, com frequência semanal, pode levar a reuniões com menos conteúdo.
As 1:1 de carreira podem ser conduzidas em uma frequência mensal, pois o objetivo é de acompanhar a evolução de soft skills e hard skills, e que demandam um tempo maior para o respectivo desenvolvimento.
Se tratando de casos que demandam maior proximidade, uma 1:1 quinzenal como check point de acompanhamento se torna ponto-chave nesta curva de evolução.
Para ambos os casos, é de grande importância compreender a consistência da evolução apresentada e dar clareza destes pontos ao liderado.
Há também outros fatores para considerar, por exemplo, para pessoas que acabaram de entrar no time, é indicado dedicar mais tempo e maior frequência.
Por fim, embora a reunião one-on-one possa ser agendada por demanda, uma sugestão do estudo é ter uma agenda fixa (dia e horário) dedicado para esses momentos.
Que assunto devo abordar na one-on-one?
Infelizmente, muitas lideranças usam esse recurso de forma errada. Lembra que dizemos que a 1:1 não é para alinhamento do progresso de trabalho? Pois de acordo com o relatório da Hypercontext, os três principais propósitos para condução de 1:1s são justamente:
- Entender e eliminar barreiras de progresso de trabalho;
- Avaliar se a pessoa liderada está bem e engajada (também chamado de pulse check);
- Atualizar o status de progresso das atividades.
Outros itens, como discutir crescimento na carreira, motivação ou mentoria também apareceram, porém com menor frequência.
Em outras palavras, o que deveria ser prioritário nesse tipo de ritual acaba ficando secundário. Evite que isso ocorra com você e com o seu time!
Este é um ponto interessante, pois, na Zup, acreditamos que nossas lideranças precisam zelar pelo acompanhamento de carreira do seu time. O assunto, inclusive, já foi abordado em outras postagens nas mídias da Zup, por exemplo:
- Mentoria de carreira – tudo o que você precisa saber
- Visões do Management 3.0: como energizar pessoas e empoderar times
- Satisfação na Engenharia de Software: entenda como funciona
- Culture Add: conheça o conceito
Uma vez que a reunião one-on-one é, por natureza, um encontro com formato livre, qualquer tópico de interesse da liderança ou do liderado pode ser tratado nesses momentos.
De quem é a responsabilidade de agendar e conduzir a one-on-one?
De acordo com o relatório da Hypercontext, a equipe de pesquisa observou que cerca de 49% das lideranças acreditam que tanto elas quanto as pessoas lideradas são responsáveis pela agenda da 1:1. Enquanto que somente 15% acredita que a responsabilidade é delas mesmas.
Compartilhar a responsabilidade da reunião one-on-one, no entanto, é uma forma de construir a confiança entre as partes. Embora seja de responsabilidade mútua, é importante que as lideranças pratiquem a escuta ativa nas sessões de 1:1s, para que as pessoas lideradas sejam capazes de expor suas vulnerabilidades e desafios.
Mas nem sempre é simples alinhar as expectativas para uma 1:1.
De acordo com a pesquisa, 34% acredita que o principal desafio é conseguir conduzir conversas significativas e produtivas durante as reuniões. Outros 26% têm dificuldades em garantir que estão entregando valor para a liderança, enquanto que outros 16% não conseguem encontrar espaço nas agendas para conduzir 1:1s.
Para aproveitar uma reunião one-on-one, vá aos seus encontros com uma pauta. Mas, como se preparar?
Se preparando para sua próxima 1:1
O objetivo de montar um roteiro é tornar o encontro mais objetivo e direcionado aos assuntos que são essenciais em uma conversa de one-on-one. De forma dinâmica e atrativa, a seguir apresentamos uma sugestão visual como oportunidade de inovar:
Nesse roteiro, podemos ver as etapas de apresentação da agenda da 1:1, que entrega uma visibilidade do que será tratado durante o encontro. Durante a reunião, é importante que a liderança tome nota dos itens trazidos pela pessoa liderada.
O 1:1 começa com um quebra-gelo, exemplificado pelos emojis, de como ambas as pessoas estão chegando na reunião. Em seguida, passamos para os quadrantes coloridos. Em particular:
- Quadrante verde: extrai informações do que está indo bem, no que a pessoa sente orgulho, entusiasmo e energia.
- Quadrante amarelo: extrai informações em que a pessoa está focada e dedicando tempo e energia.
- Quadrante vermelho: extrai informações do que não está indo bem, algo que está deixando a pessoa desapontada, frustrada ou esgotada.
- Quadrante cinza: estabelece os próximos passos, o plano de ação para o que foi conversado durante a reunião até aqui, categorizando na matriz Eisenhower ou matriz urgente/importante, confira na imagem a seguir.
Vai funcionar assim: o quadrante mais importante, porém menos urgente, é algo que você pode planejar quando vai fazer. O quadrante menos importante e menos urgente, é algo que você pode deixar para mais tarde e/ou descartar. O quadrante mais importante e urgente, é algo que deve ser priorizado e executado imediatamente. Já o quadrante mais urgente, mas não importante, é algo que pode ser delegado para outra pessoa.
Durante os questionamentos, a liderança pode mesclar alguns dos tópicos essenciais de gestão de pessoas na 1:1. Mas quais tópicos são essenciais?
Selecionamos algumas sugestões a seguir (que podem ser alternadas entre as reuniões):
Estabelecer confiança
O objetivo deste tópico é conhecer e estabelecer a confiança entre as partes. Algumas perguntas que podem ajudar:
- Qual área/projeto você mais gosta/gostou de atuar?
- O que você gosta de fazer fora do trabalho?
- Se a pessoa for de outra cidade, pergunte um pouco sobre a cultura local, clima, fuso horário.
Não tem uma regra ou perguntas ideais, você irá questionar conforme os contextos.
Esse tópico não precisa ser longo, mas quebra o gelo e proporciona um ambiente mais amigável e seguro para ter autenticidade e se expor.
Aumentar a compreensão do time
O objetivo desse tópico é compreender a relação com o time, como está o dia a dia das entregas, quais os maiores desafios e como a pessoa se sente desafiada. Além disso, é uma forma de tentar captar quais lições foram aprendidas nas últimas semanas.
Qualidade de vida
Identificar se a vida pessoal e profissional está em equilíbrio. Os questionamentos podem ser personalizados conforme o contexto do projeto e vida pessoal, como saber como foi a semana e se está realizando atividades para si. Caso ache necessário, se coloque disponível para auxiliar e melhorar esse equilíbrio.
Discutir sobre carreira
Entender quais os objetivos de curto, médio e longo prazo para sua carreira. Acompanhar e analisar lacunas de habilidades que devem ser desenvolvidas para alcançar os objetivos, captar como a pessoa gosta de ser reconhecida e se tornar disponível para facilitar a pessoa a progredir na carreira.
A saída desse tópico alimenta o tópico seguinte, do Desenvolvimento Individual.
Seguir o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)
O plano de desenvolvimento é uma ferramenta que compõe a estratégia de carreira da pessoa.
Caso a pessoa liderada não tenha um PDI estabelecido, é muito importante que esse tópico seja prioridade nos primeiros encontros, pois o PDI que proporciona a evolução. Por isso, é interessante conhecer esse indivíduo, seus pontos fortes e pontos de melhoria, assim como o autorretrato de como aquela pessoa liderada se vê.
Lembrando que o PDI é responsabilidade da pessoa liderada. No entanto, como liderança você é responsável por acompanhar e garantir que seja construído e acompanhado.
Uma ótima prática para iniciar a escrita do PDI do seu PDI é utilizar a Análise de FOFA (do inglês, SWOT). Para isso, faça uma autorreflexão sobre Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Depois dessa análise você terá visibilidade de onde deve atuar e estabelecer um plano de ação para a carreira e o desenvolvimento individual.
Importante: é recomendado revisar a cada três meses. O papel da liderança é auxiliar na priorização que gerará mais valor para a carreira, enxergar oportunidades de desenvolvimento, alinhado com as estratégias da empresa e potencializar o plano de ação para atingir os objetivos.
Resumindo
Neste artigo, abordamos algumas estratégias observadas por equipes de pesquisa e praticantes para elaborarem reuniões de 1:1 mais produtivas.
A reunião one-on-one é um momento para criação de conexão entre a liderança e a pessoa liderada. Para isso, é importante ter escuta ativa para captar anseios e alinhar expectativas, assim como extrair o que é importante para a atuação.
Lembrando que se você é uma pessoa liderada, utilize esse momento para expor suas necessidades e receber apoio na condução do processo de resolução das mesmas.
Bom, finalizamos por aqui. Agora conta pra gente, o quanto esse artigo te ajudou? Se você tem alguma prática para realizar a 1:1, fique à vontade para compartilhar nos comentários!
*Artigo produzido por Gustavo Pinto e Gabryella Menezes de Araújo.
