Quem nunca viu usuários realizando ações não previstas ou simplesmente errando o que queria fazer? Há diversas formas de mitigar esse problema, sendo a principal delas fazer prevenção de falhas. Uma técnica para isso é a Poka-Yoke.
Quer conhecer o que é Poka-Yoke e como ela pode melhorar o seu produto ou processo? Então continue lendo!
Prevenção de falhas está em mais lugares do que você pensa
Já parou para pensar por que as entradas de USB, HDMI e energia do seu notebook tem formatos diferentes? Por que os caixas eletrônicos só liberam o dinheiro quando você remove o cartão da máquina? E, por que em alguns automóveis, só é possível dar partida quando a embreagem está pressionada?
Os exemplos que citei acima, são prevenções para evitar o erro humano, e são chamados de Poka-Yoke.
No caso das entradas do notebook é para evitar que você queime seus periféricos ou coloque o mouse na entrada de som. Já nos caixas eletrônicos, é para você não esquecer seu cartão no caixa, obrigando você a removê-lo antes de sacar o dinheiro. E para os automóveis, é evitar acidentes, pois o carro nunca estará engatado.
Origem do Poka-Yoke
Em um reino tão tão distante…
O Poka-Yoke teve sua origem no Japão nos anos de 1960 e significa “à prova de erros”. Foi criado na Toyota por Shigeo Shingo, hoje considerado um gênio da engenharia.
Se trata de uma técnica lean de gestão de qualidade e processos industriais. Porém, ao longo do tempo a lógica da ferramenta se ampliou e pode ser aplicada em vários outros cenários, em gestão de projetos, user experience (UX) e até na medicina, por exemplo.
Ao nosso redor acontecem diversas falhas
Falhas que o usuário comete, nossa equipe comete ou nós mesmos cometemos. Mas o problema é que nos acostumamos a muitas dessas falhas. Por exemplo:
- A equipe comete o mesmo erro de não apontar as horas trabalhadas, uma exigência do cliente.
- A equipe não move corretamente as tarefas no fluxo, assim afeta suas métricas de Lead-Time no Jira.
- O usuário constantemente solicita reset da senha, pois a esquece frequentemente.
- O usuário acaba excluindo a conta por engano, pois os botões de “editar perfil” e “excluir perfil” são parecidos ou estão próximos demais.
Dei alguns exemplos, mas acredito que você tenha pensando em vários outros.
As 4 Categorias do Poka-Yoke
No Poka Yoke existem 4 categorias, os exemplos que citei (entradas do notebook, caixa eletrônico e embreagem dos veículos) são Poka-Yoke de prevenção, porém há vários outros Poka-Yokes.
A seguir vamos ver em detalhes cada um deles
Poka-Yoke de Prevenção
Este Poka-Yoke é uma técnica pró-ativa, trata-se de prevenções que podemos realizar para evitar falhas humanas, seja limitar ou impedir algum processo evitando um erro futuro.
Os exemplos que citei no início do artigo são considerados Poka-Yoke de prevenção, com o objetivo de prevenir um erro.
Podemos utilizar essa mesma técnica em um software. Por exemplo, as cores e os formatos para ícones e botões de excluir ou deletar, normalmente são vermelhos e não ficam próximos dos botões criar ou editar em um sistema. Podemos até alertar o usuário, questionando se realmente deseja excluir algo.
Poka-Yoke de Detecção
Diferente do Poka-Yoke de prevenção, o de detecção é uma técnica reativa, podendo parar ou não um processo, ou emitir algum alerta quando uma falha é detectada.
O Gmail utiliza muito bem essa técnica. Sabe quando você envia um e-mail, porém esquece do anexo, então, o Gmail alerta que deveria ter um anexo, correto? Isso é Poka-Yoke de detecção. Nesse caso, o Gmail identifica a palavra-chave no corpo do e-mail “anexo” e detecta que talvez deveria ter algum anexo nessa comunicação.
Em automóveis também temos bons exemplos de Poka-Yoke de detecção. Por exemplo, quando um motorista não coloca o cinto de segurança e o automóvel começa a emitir um alerta sonoro ou quando uma das portas do automóvel está aberta e as luzes internas do veículo não se apagam.
Poka-Yoke de Valor Fixo
O Poka-Yoke de valor fixo tem a finalidade de fazer com que todos os movimentos sejam feitos durante um processo.
Shigeo Shingo utilizou esse Poka-Yoke quando seus clientes começaram a reclamar que constantemente alguns interruptores produzidos na fábrica faltavam uma das molas, assim afetando seu funcionamento.
Para resolver isso, ele colocou em uma bandeja todas as peças do interruptor antes da montagem. Se, no final da montagem, estivesse sobrando alguma das peças na bandeja, significaria que algo estava errado e o interruptor não funcionaria. O interruptor só seria dado como montado, após a bandeja estar vazia.
Poka-Yoke de Etapas
É utilizado para garantir que todas as etapas do processo sejam executadas na ordem correta, senão o processo não poderá ser concluído.
Podemos utilizar essa técnica para evitar que profissionais de desenvolvimento movam uma tarefa no Jira para um status incorreto. Fazendo com que a tarefa percorra todas as etapas do WorkFlow e suas métricas não sejam afetadas.
Como montar um Poka-Yoke?
O fluxo abaixo poderá te ajudar a compreender e implantar um Poka-Yoke. Sugiro que utilize estas etapas para seus primeiros Poka-Yokes. Basicamente é uma jornada de melhoria contínua, focada na prevenção de falhas.
Conhecer a falha
O primeiro passo é compreender a falha. Faça uma descrição dela, observando por exemplo:
- quando ela acontece;
- o momento que acontece;
- quais pessoas e perfis estão envolvidos;
- o impacto que ela tem para a equipe e empresa;
- se há ferramentas envolvidas.
Compreender a Causa Raiz
O objetivo dessa etapa é compreender a causa raiz e não o sintoma do problema.
Por exemplo, digamos que ao sair de casa para o trabalho com meu carro, eu perceba que um dos pneus murchou de uma forma repentina. Porém estou com pressa e consigo guiar o carro a um posto ao lado de casa, para encher o pneu. Mas será que eu resolvi a causa raiz do problema ou o sintoma? Neste caso eu resolvi apenas o sintoma. É bem provável que este mesmo pneu volte a murchar novamente.
É muito importante compreender a causa raiz, pois o próximo passo será identificar soluções baseadas nela.
Levantar possíveis soluções
Nesta etapa a ideia é levantar possíveis soluções a partir da causa raiz mapeada.Tenha criatividade e pense “fora da caixa”.
Implantar solução
Após as possíveis soluções identificadas, vamos colocá-las em prática. Sugiro que implante uma solução de cada vez e vá mapeando os resultados.
Documentar aprendizado
Documentar o aprendizado é muito importante. Dessa forma você poderá consultar o material a qualquer momento e até compartilhar o aprendizado com outras pessoas e times.
Benefícios do Poka-Yoke
Elaborar um Poka-Yoke é fundamental para evitar certas falhas. Aplicando a técnica você terá alguns benefícios, por exemplo:
- Uma melhor experiência para seus usuários. Quando o objetivo é auxiliá-los na tomada de decisão ou evitar um erro ao utilizar seu produto.
- Menor estresse por parte das pessoas do time e das lideranças.
- Processos mais simples e ágeis.
- Aumento da confiança no produto, ao mitigar riscos de segurança.
- Reduzir custos, evitando retrabalho e riscos futuros.
Poka-Yoke: prevenção de falhas para melhorar seu produto ou processo
Esse conteúdo sobre Poka-Yoke é apenas uma pincelada sobre o assunto, como a técnica é utilizada nos dias atuais e como podemos utilizar a técnica para resolver as falhas do nosso dia a dia.
Ainda ficou com alguma dúvida no assunto? Deixa pra gente nos comentários!
